アルバイト採用・中途採用が上手くいかない時に確認するポイント

採用が上手くいかない原因

懸命に採用活動に取り組んでいるのに、なかなか採用できない！とお困りの企業様。
まずは上手くいかない原因を分析しましょう。
採用手法ごとに、応募数・面接数・内定数・入社数を数字で洗い出し、面接率・内定率・入社率を算出します。
歩留まり分析とも呼ばれます。

どんなに採用活動を頑張っても、歩留まり100％というケースは現実的にはなかなかありません。
ただ、明らかに歩留まりが低い箇所があるはずです。
そこが、自社の採用がうまくいかない原因と考えられます。

実績を記録していないので、数字で分析できない！という場合は、実績を記録していないことが上手くいかない原因です。
採用フローを見直す前に、実績を数字で記録するところから始めましょう。

見直すべき採用フロー

次に、原因分析をもとにどの採用フローを見直すべきかを検討します。

ある程度費用をかけているのに応募がほとんどないという場合は「採用手法」
面接率が低いようであれば「選考方法」
内定率が低いようであれば「面接方法」
入社率が低いようであれば「入社前フォロー」
を見直すべきです。

もし、歩留まり分析をしてもいまいちどこが原因なのか分からない場合は、採用手法から順に見直すことをおすすめします。

見直しポイント①採用手法

求める人物像を明確に設定できているか？

・○○の経験があればベストだけど、良い人なら●●の経験でも良い
・経験が浅い人はNG
・資格はできればあった方が良いけど、人による
・ある程度PCが使えればOK
・コミュニケーション能力が高い人

求める人物像設定において、よく聞くケースです。
一見、求める要件をしっかり設定できているようですが、こういった要件設定は明確に設定できているとは言えません。

明確にすべきポイントは以下です。
・良い人：”良い人”の定義は？
・経験が浅い：何年を基準とするのか？何がどのくらいできると良いのか？
・人による：どういう人ならOKorNGなのか？
・ある程度PCが使える：どういったソフトをどのくらい使えれば良いのか？（Excelなら使用する関数の例を明記する等）
・コミュニケーション能力：具体的にどういうコミュニケーションが取れれば良いのか？

採用ペルソナと採用手法はあっているか？

採用ペルソナを設計できているのであれば、そのペルソナがどうやって仕事探しをしているか考えてみてください。
実際に、ペルソナの気持ちになってネットで求人情報を調べてみたり、ペルソナに近い属性の人に聞いてみると良いでしょう。
自社では取り入れていなかった、意外な採用手法が見つかるかもしれません。

採用手法別に適切な使い方ができているか？

掲載課金型採用サイト

タウンワークやリクナビNEXTのような、期間・サイズごとに掲載料金が決まっている採用サイトのことです。
なるべく多くの応募者を集めたい時や、1回の掲載で複数人を採用したい場合、オープニングスタッフや欠員募集など、できるだけ早く採用者を決めたいときに向いています。

知名度が高くユーザー数の多いサイトほど、掲載件数が多く自社の求人が埋もれてしまいがちです。
掲載料金は高くなってしまいますが、高いプランにしたりオプションを付けないと見つけてもらえないかもしれません。
逆に、競合の少ないエリア・職種であれば、あまり掲載件数が多くないため高いプランにしても大して変わらず、無駄なコストとなってしまう可能性もあります。

このあたりのさじ加減は、採用サイトの運営企業や販売代理店が詳しいはずです。
実際に掲載したときのPV数も元に、適切なプランや使い方を相談してみてください。

クリック課金型サイト

求人がクリックされたときだけ費用がかかるクリック課金型サイト。
1クリックにかかる費用を「クリック単価」と呼び、クリック単価はその求人に対する求職者数や競合求人数、事前に設定した予算などによって異なります。

クリックされればされるほど多くの費用がかかりますが、事前に1日の上限予算や1ヶ月の上限予算を設定し、予算を超えないようにすることができます。
自社の求人のクリック単価を確認し、高すぎるようであれば上限予算を下げても良いかもしれません。
また、クリック単価が低いようであれば、上限予算をあげることで露出が増え、より多くの求職者に見てもらえる可能性があります。

クリック単価は、エリア、職種、業種、雇用形態、時期、設定予算など非常にさまざまな要因によって変動するため、一概にいくらかかるとは言い切れませんが、100円～1000円程度が一般的です。
500円を超える場合は、高いと判断して良いでしょう。
これらを目安に、予算や使い方を見直してみてください。

有料職業紹介

有料職業紹介の見直しポイントは「紹介会社の選定」と、「紹介会社への情報共有」です。

まずは紹介会社の選定。
自社のターゲットと紹介会社の登録者層が合っているか、紹介会社の担当は自社のターゲットや求人情報を正しく理解してくれているか、などをチェックしましょう。
紹介してもらえる人材と、実際に求めている人物像がいつも合わない、という場合は、ミスマッチが考えられます。
よりターゲットを多く抱えていそうな紹介会社や、自社のターゲットを正しく丁寧に理解してくれる別の紹介会社を探してみることをお勧めします。
多少手間はかかりますが、人材紹介会社は基本的に採用決定するまで費用はかからないため、相性の良い紹介会社に出会えるまで積極的に開拓した方が良いです。

また、紹介会社への情報共有をこちら側から丁寧に明確に行うことも重要です。
どんなに優秀な紹介会社でも、企業からの情報共有が雑だと、マッチする人材を紹介してもらうことは難しくなります。
紹介された人材が求める人物像とは違ったり、選考途中で不合格になってしまった場合も、丁寧に理由を共有することで、次回以降紹介してもらえる人材のマッチング率はどんどん高くなります。
求める人物要件だけではなく、自社のアピールポイントもしっかり伝えておくと、事前に動機付けしてくれる可能性もあり、より採用成功率があがります。
人選を丸投げしてただ待つだけではなく、こちらから人材紹介会社へ働きかけ、コミュニケーション方法を見直すようにしましょう。

見直しポイント②選考方法

面接までの日数はどれくらいかかっているか？

応募から面接までの日数は短ければ短いほど良いです。
応募当日に連絡し、翌日には面接できるくらいが理想です。
日々さまざまな業務で忙しい中、応募当日連絡は難しいかもしれませんが、実際にそうしている企業が多いのが実態です。
翌日連絡では既に出遅れているのです。
面接設定のフローや文面を決め、面接可能な日時をリアルタイムで共有しておくことで、他の人に応募者対応や面接設定をお願いしたり、外注することもできるはずです。

また、面接日を早く設定するための施策をいくつかご紹介します。
現在の選考フローを見直し、可能な限り実施してみてください。
・求職者から日程候補を貰うのではなく、企業側から複数の日程候補を提示する
・一次面接を対面ではなくオンライン面接にする
・可能であれば、オンライン面接ではなく電話面接にする（オンライン面接以上に設定率があがります）
・土日祝や夜間も可能な限り提示する

選考後の合否連絡までの日数はどれくらいかかっているか？

求職者は多くの場合、複数の企業の選考を同時に進めています。
合否連絡までの日数が長いと、その間に他社に流れてしまったり、他の企業も受けようかなという気持ちになりやすく、合格通知を出しても辞退されてしまう可能性があります。
面接後、なるべくモチベーションの高い段階で早めに合格通知を出すようにしましょう。

見直しポイント③面接方法

採用手法別に面接方法を変えているか？

人材紹介会社経由の応募者との面接と、求人サイトからの応募者との面接では、面接方法を変える必要があります。

人材紹介会社から紹介された人材は、多くの場合、紹介業者と面接の練習をしてきています。
また、ホームページや求人票には掲載していない、自社の選考基準や面接ポイントを伝授されているケースもあります。
従って、求人サイトからの応募者よりも「質が良い」「しっかりしている」と感じるかもしれません。
これは逆に捉えると、本来の姿よりも良く見えている可能性もあります。

一方求人サイトからの応募者は、事前の面接対策や情報収集を自身で行っているため、準備万端で臨む人材紹介会社経由の人材よりも、面接対策不足や情報収集不足を感じるかもしれません。

こういった採用手法別の応募者の違いを踏まえ、応募者の本質を引き出す面接や、公平な選考を行うようにしましょう。

面接で確認する内容は決めているか？

面接後の辞退やミスマッチが多い場合は、面接における求職者への確認不足が考えられます。
採用に必要な要件を満たしているかどうかはもちろん、人柄や仕事の進め方、キャリアプランなどが自社に合っているかどうかも確認が必要です。
このあたりを見極めるには、質問の仕方やタイミング、深堀の仕方など、ある程度面接スキルを求められます。
事前に何を確認すべきか、どう聞くべきか、どういう基準で判断するかを決めておき、ミスマッチや聞き逃しのないようにしておきましょう。

求職者から選んでもらえるような面接ができているか？

面接は、企業が求職者を選考するだけではなく、求職者が企業を選ぶ場でもあります。
求職者の質問に丁寧に答えることはもちろんですが、求職者の志向やキャリアをしっかりヒアリングし、それに合う働き方やポジションが自社で実現できることをアピールしましょう。

ただし、自社を選んでもらうためとはいえ、自社のアピールを延々と長く話すことはおすすめしません。
特に管理職や経営者の方に多いのですが、面接時間の半分以上を、求職者の話よりも自社のアピールや自分の自慢話に割いてしまうケースがよく見られます。
個人差はありますが、面接官の長い自慢話を聞き続けて好印象を持つ人は多くありません。
むしろ、自分の話をよく聞いてくれる、深堀りしてくれる、よく理解してくれる面接官の方が好印象です。
求職者が話したいことや聞きたいことに合わせて、簡潔に短めに話すようにしましょう。

見直しポイント④入社前フォロー

合否連絡から入社までの期間は最適か？

企業からすると「できるだけ早く入社して欲しい」と考えているケースが多いと思います。
ただし、内定者の事情はそうではありません。
もちろん即勤務を望んでいる内定者も多くいますが、在職中の転職者については、内定から入社までの期間が長い方がありがたい、という人も多いです。
転職者の多くは、内定後に「在職中の会社への退職報告」「引継ぎ」「有給消化」を行います。
人によっては、在職中の会社に引き留められ、退職交渉に時間がかかったり、転職にあたり引越しが必要な場合もあります。

結果、一般的には内定から入社まで2~3ヶ月かかります。
半年ほどかかるケースも珍しくありません。
そのため、入社まで何か月も待てないからと早期入社を促すことが、内定辞退の原因となる恐れがあります。
長く待てるよう、余裕を持って採用活動を行うようにしましょう。

合否連絡から入社までの連絡の回数、内容は？

就職や転職は、人生に大きな影響を与える一大事です。
従って、内定から入社までの期間、内定者は「本当にこの企業で良いのか？」と不安に駆られることもあります。
こういった不安感を払拭することが、内定辞退率を改善することに繋がります。
採用担当者もしくは配属現場の社員などが積極的に内定者に連絡を取り、気になることはすぐに聞ける環境や、聞きやすい関係構築に努めましょう。

まとめ

採用が上手くいっている企業も、はじめから上手くいっていた訳ではなく、こういった原因分析や見直しを繰り返し改善を重ねてきています。
一つずつでも良いので、採用活動のフローを見直し、採用上手な企業を目指してみてください！