効率よく採用するならアウトソーシング！採用代行のすすめ

採用代行（RPO）とは？

採用代行とはRPO（Recruitment Process Outsourcing）の略称。
言葉通り、採用業務の一部を外注することです。
年々採用業務を外注する企業が増えており、採用業務を請け負うさまざまな採用代行サービスが展開されるようになりました。

RPO(BPO)が求められる背景

採用業務の難易度があがっている

少子高齢化による人手不足や時代の変化に伴い、昨今では従来の採用手法だけでは採用が難しく、さまざまな採用手法を駆使することが求められます。
採用手法それぞれの特徴を理解・活用するだけではなく、各採用手法の効果も正しく検証し、自社に合う採用手法かどうかを判断することも必要です。
採用担当の経験者でも苦戦するほど業務の難易度があがっているため、未経験者を採用担当として育成する場合、一人前に育つまでにかなりの時間がかかります。

そこで、プロへの採用業務の外注を多くの企業が検討するようになってきたのです。

採用業務の工数が増えている

さまざま採用手法を駆使するには、今までよりも多くの手間や工数がかかります。
各求人業者に出稿を依頼したり、人材紹介会社へ依頼をしたり、スカウト配信をしたりと、応募獲得のための業務だけで手一杯になってしまうことも珍しくありません。
新しい採用手法への取り組みや、現状分析、効果検証、内定者フォローなど、本来注力すべき業務まで手が回らないことも多いのではないでしょうか。

このような経緯から、外注すべき業務は外注して自社の採用担当者が本来注力すべき業務に集中するためにも、RPOが求められるようになりました。

採用代行のメリット

コア業務に集中できる

採用代行サービスを活用することで、採用業務に割いていた時間を他の業務に割くことができます。
企業によっては、営業/広報/メンバーマネジメントなど、別のメイン業務と並行して採用業務も任されているというケースもよく聞かれます。
各業務に集中できず中途半端になってしまうことため、採用業務を少しでも外注することで本来の業務に集中して取り組むことができます。

採用担当専任の方も、目の前の業務だけに追われる状況を脱することができれば、採用ツール・企業説明会などの企画や新たな採用手法へのチャレンジなど、今まで時間がなくて取り組めなかったコア業務に取り組むことができるのです。

プロの知識が得られる

採用代行サービスを提供している業者は、採用のプロです。
他の企業の採用手法や事例も知っているため、今までにない施策や効率的な進め方を知ることができるかもしれません。
ただ業務を丸投げするだけではなく、積極的に質問を投げ、情報収集することをおすすめします。

業務レベルの向上

プロに外注することで、採用業務のクオリティアップが期待できます。
例えば、求人広告の制作や掲載を外注した場合、多くの求人広告を制作してきた業者の方が、より良い求人広告を制作できる可能性が高いです。
応募者管理や応募者対応を外注した場合は、自社で対応するよりも早い求職者へのレスポンスや、対応漏れなどのミスがない業務を期待できます。
自社にノウハウがなかったり、明らかに苦手としている業務を見極めて外注できると、RPOによる採用業務レベルの向上がより一層見込めます。

採用コスト削減になることも

採用業務レベルがあがり、結果的に採用単価が改善できるケースも珍しくありません。
外注コスト以上に採用コストの削減幅が大きくできることは、RPOのメリットとして重要視されます。
コストをしっかり検証し、採用コスト削減を目指しましょう。

採用代行のデメリット

費用がかかる

当然ながら、外注費用がかかります。
費用は、どの業務を外注するか、どの業者に外注するかによって大きく異なります。
前述したように、外注することで採用コスト削減も期待できるため、安さだけで決めるのは考えものですが、外注すべき業務の見極めや複数社の比較検討など、費用をどれだけかけるかどうかは慎重に判断しましょう。

認識のズレによる採用失敗のリスク

例えば採用ターゲットの共有は感覚的に伝えてしまう場合も多く、自社の求める採用ターゲットが正しく伝わらず、検討違いの採用活動を行ってしまうリスクもあり得ます。
特に選考や面接を代行する際は、求める人物像の認識にズレがあると、本来欲しかった人材を不採用にしてしまったり、逆に不採用にすべき人材の選考を進めてしまったりする可能性があるため、認識のズレがないよう丁寧に伝えるようにしましょう。
今まで感覚的に行っていた採用活動を見直す良いきっかけにもなるかもしれません。

また、感覚的に行っていたことをうまく言語化し、認識のズレがないよう誘導してくれるような業者を選ぶことも、認識のズレを防ぐためには重要なポイントとなるでしょう。

採用のノウハウが自社にたまりづらい

採用業務を外注することで、自社に経験値やノウハウが残りにくくなります。
もちろん、RPOサービスを提供する業者から、定期的な報告やノウハウの共有を貰うことはできますが、やはり実際に採用業務に携わりながら得られるノウハウには勝てません。
外注業者から受け身で報告や共有を受けるだけではなく、主体的に情報を取りに行くようにしましょう。
また、報告や共有が少なかったり雑な印象を受ける場合は、報告頻度や内容について要望を伝えたり、どんな情報が欲しいのかを明確に伝えるようにしましょう。

内定者との関係性を構築しづらい

求職者と企業との関係は、応募時点から生まれます。
応募から採用までの過程のどの部分を外注するかにもよりますが、多くを任せすぎてしまうと、求職者が入社するまでの自社との接点が少なくなってしまい、あまり関係構築ができていない状態で入社を迎えることになります。
特に、説明会や面接を外注する場合は注意が必要です。
面接などの選考過程を外注する場合は、自社の従業員と求職者との接点を少しでも持てるような採用フロー設計をおすすめします。

採用代行（RPO）の業務内容

採用計画の立案

採用すべき職種やターゲット、人数、配属、スケジュールなどの設計を依頼します。
RPOサービスではなく採用コンサルティングと呼ぶことも多く、採用業務を一部代行するというよりも、採用戦略や人事戦略を考えるような、採用業務のなかでも上流業務にあたります。
自社に採用業務を担う人はいるものの、方針を決定するような人事責任者がいない、もしくは経験が浅い場合などは、この段階から外注を検討しても良いでしょう。
人事戦略や予算にも大きく関わるため、経営に近いポジションの方が発注者となるケースが多いです。

求人広告掲載代行

求人広告掲載業務は、ただ業者を呼んで依頼すれば済むというものではありません。
媒体の選定、代理店の選定、掲載プランの検討、原稿作成依頼、原稿の確認、応募受付方法の把握、効果検証、掲載内容や掲載先の見直しなど、かなり多岐にわたる煩雑な業務です。
求人を掲載する案件数・店舗数が多ければさらに煩雑になり、業者とのやり取りの量も膨大になり、ミスやトラブルも起きやすくなります。
効果検証には手も付けられず、気が付けば何か月も無駄なコストをかけてしまっていたということも珍しくありません。

こういった業務を外注することで、掲載媒体の最適化やミスのない出稿を実現し、業務効率化と採用コストの削減を目指します。
今まで掲載してこなかった求人広告媒体や、応募者獲得方法の提案も担ってくれるため、応募者獲得に課題がある企業や、求人業者とのやり取りに追われてしまっている企業にはおすすめの代行業務です。

応募者管理

応募者対応やレスポンスの早さは、求職者を採用につなげるうえで重要な要素です。
忙しくて応募者対応が遅くなってしまっていたり、日程調整に手間取ってしまっていたり、酷い場合は応募者対応が漏れてしまい応募者を放置してしまっている企業も散見されます。

こういった課題を、応募者管理業務の外注で解決できます。
特に応募者対応は、応募者ごとにそこまで大きく対応を変える必要がないため比較的マニュアル化しやすく、外注に任せやすい採用業務です。

対応スピードや漏れのない対応をするだけで、面接率は大幅に変わります。
応募者対応が遅く、応募者が面接に繋がりにくいという場合は、ぜひ応募者管理業務の外注を検討してみてください。

応募者スクリーニング（書類選考）代行

大量の書類に目を通し、書類選考通過者を選定する業務を代行してくれます。
書類選考基準が明確で、書類選考すべき応募者が多い場合にはおすすめです。

DM・スカウト配信

ビズリーチなどのスカウト型サービス、いわゆるダイレクトリクルーティングサービスにおけるスカウト配信や、転職サイト付属のスカウトサービスの配信を代行してくれるサービスです。

スカウト配信には、基本的に以下の業務が含まれます。
・スカウトに添付する求人票の作成
・スカウト配信対象条件の設定
・スカウト配信対象者の職歴チェックと配信対象かどうかの判断
・スカウト文面の作成
・スカウトの既読率や応募率の分析
・各業務の改善提案と実行
場合によっては、スカウトに返信があった際の対応もお任せできます。

ダイレクトリクルーティングは、転職サイトとは異なる攻めの採用活動と言われ、対象者の選定やスカウト文の作成におけるノウハウが必要なため、プロに外注することでスカウト既読率や応募率の改善を望めます。
また、配信対象の基準によっては、配信対象者を選定する際の職歴チェックにかなりの時間を要しますが、これらの時間が削減できることも大きなメリットと言えるでしょう。

選考日程調整

前述した応募者管理同様、選考日程の調整も、応募者へのレスポンスの早さが重要です。
さらに、面接日程はなるべく早い日程を打診し、企業側から複数日程を提示することが良いとされています。

しかし実際は、面接官のスケジュール確認や調整がスムーズに進まず日程調整が遅れてしまったり、応募者側に複数打診させたり、1日程しか打診できなかったりすることもあります。
応募者は複数企業に応募していることがほとんどなので、こういった日程調整は選考辞退を招きます。

選考日程調整を代行することで、これらの課題を解決し、選考過程における辞退を極力防ぐことができます。
面接官のスケジュール調整やスケジュール共有においては、企業側面接官の協力も必要ですが、スケジュール管理ツールの活用などさまざまな調整手段を持ち合わせており、なるべく負担の少ない調整方法を提案してもらえるはずです。

説明会代行

企業説明会は、応募者の応募意欲を高めるためのプレゼンスキルが問われる場です。
良いプレゼンには、話し方や話す内容、順序、見せるスライドなど、さまざまな要素が求められるため、プレゼンに慣れているプロに任せることで、今まで以上の応募者の動機形成が望めます。
また、外注により説明会実施日程を増やせることも大きなメリットです。

ただし、説明会は企業の第一印象となることも多く、いわば企業の顔です。
自社の従業員も参加させたり、自社の印象や情報が正しく伝わる内容になっているかどうかをしっかりチェックするようにしましょう。

面接代行

面接は採用活動における重要な業務のため、できれば外注せず自社で対応する方が望ましいです。
もし外注する場合は、最低限の面接マナーやコミュニケーション能力を見るような一次面接だけを依頼する方法がおすすめです。
面接代行を利用しつつ、最終面接は自社で対応してしっかり見極めるというケースが一般的です。

ただし、自社の面接スキルに課題があるという場合は、二次面接や最終面接を外注しつつも同席させてもらい、質問スキルなどの面接ノウハウを学ぶ場として、面接代行を活用しましょう。

その他業務

ご紹介した採用代行業務以外にも、内定者フォローや、各採用手法の実績集計・分析を担う代行サービスもあります。

まとめ

一言にRPOと言っても、そのサービス内容は業者により大きく異なります。
また、採用業務すべてを任せられる訳ではなく、部分的な代行サービスが多いため、自社で担うべき採用業務がゼロになる訳ではありません。
当記事を参考に自社の採用業務を分解し、外注すべき部分を見極め、最適なRPOサービスを選べるよう検討してみてください！