応募辞退の理由とは？企業が未然に防ぐための対策法をご紹介

新しい人材を採用する時には、面接などの採用過程を踏んでいきます。ところが、ぜひ欲しいと思った人材と連絡が取れなくなってしまう、ということがあるのです。採用側としては応募者と連絡が取れなくなる応募辞退は、採用プロセスの手間や時間を考えると痛手となります。

応募者と連絡が取れなくなる応募辞退を繰り返す場合、企業側に問題があるかもしれません。応募者が連絡を取らずに応募辞退する理由と、企業として見直すべき対策方法を解説します。なかなか採用活動が進まず悩んでいる採用担当者の人も、ぜひ参考にしてください。

応募者が連絡を取らなくなる5つの理由

面接や採用の連絡をしようとしたらつながらない、面接当日に応募者が来ない、というときがあります。まずは応募者が一方的に応募辞退をする4つの理由を知っておきましょう。

企業からの連絡がなかった・遅かったから

企業側からの連絡が遅い、来ないと感じたときに応募者はその企業に見切りをつけることは珍しくありません。特に転職ならできるだけ早く採用されたいと思っている応募者がほとんどだからです。

よいと思った企業に応募をしてもなかなか連絡が来ない場合は、その企業に対して不安や不信感を得たり、不誠実だと感じたりすることも多いでしょう。また、応募から面接までの期間が長く、その間企業から何のアクションもなかったため単純に応募者が面接の日程を忘れてしまうこともあります。そのため、企業からの連絡が来ない・遅いときも、連絡が取れなくなる理由のひとつになるのです。

採用活動が長く負担が大きいから

企業側としては、よい人材に来てもらうために面接の回数を増やすなど採用期間を長くとることも多いです。ところが、採用活動の内容によっては応募者が負担に感じるため、応募辞退をしてしまう可能性があります。

面接の回数が増えれば増えるほど、応募者の準備や来社の手間も増えます。また、採用活動において履歴書や職務経歴書のほかに企業独自の書類の準備をもとめるのも、応募者の手間になります。採用活動における応募者の負担が大きいと、採用活動自体を面倒と思うだけでなく、入社後もいろいろ面倒の多い会社かもしれない、と思う可能性もあるのです。その結果、面倒な会社には見切りをつけて、応募辞退となってしまうでしょう。

応募先企業に対する不信感や嫌悪感を持ったから

採用活動がスムーズに進んだものの、面接当日に応募者がドタキャンした、面接に来なくて連絡がつかない、という場合は応募者が企業に対して不信感や嫌悪感を持っている可能性があります。

応募者が企業に対して不信感や嫌悪感を持つきっかけは、採用活動において企業側の態度が無礼と感じたり、嫌な思いをしたりなどです。あってはならないことですが、応募先企業の従業員が怒鳴られているところを見てしまった、などブラックな環境を感じさせる現場に遭遇したときも、当然企業に対して不信感や嫌悪感を抱いてしまうでしょう。

応募して自分が入社しても、安心して働ける会社ではないと感じて自主的な応募辞退をしてしまいます。

ほかの会社の採用が決まったから

転職活動においては、応募者はほかの企業にも応募しています。ほかの会社の採用が決まった場合も、応募辞退の理由となります。ほかの会社の採用が決まるまえに、こちらが採用する、早めの連絡をする、誠実な態度を心がけるなど何らかのアクションを起こしていたら、応募者はほかの会社ではなくこちらに来てくれた可能性もあるのです。

 応募者が応募辞退してしまうのを防ぐために、企業としてできる対策があります。次に、応募辞退を防ぐために企業として見直すべきポイントを解説します。

企業がやるべき応募辞退を防ぐための4つの対策法

今後応募辞退を防いで、応募者のスムーズな採用活動につなげるための4つの対処方法を解説します。

応募者への連絡は早く・まめにを心がける

応募者への連絡は遅ければ遅いほど応募者は遠のいていく、と考えましょう。応募があった当日、おそくても翌日中には返信をするようにします。応募者が自分の応募が企業側に届いている、と安心する材料にもなります。土日休業の企業の場合は、「土日中の応募は翌営業日にご連絡します」などと求人媒体に記載しておくとよいでしょう。

応募者とまめに連絡を取るのも重要です。採用過程が進み、次の面接が決まった場合もすぐに連絡します。応募者は次に何の準備をいつまでにすればいいか、が決まり転職活動の計画も立てやすくなるからです。さらに、面接などの前日に再度連絡を入れれば、うっかり面接の日程忘れも防げ、当日のドタキャンの可能性も低くなります。

書類や採用活動の内容を見直す

採用活動が応募者の負担になっていないかを見直してみましょう。採用活動の無駄をはぶくと、応募者だけでなく企業側としてもコストや手間の削減になり、メリットとなります。

面接の回数が多い場合、減らせるかどうかを検討してみましょう。特に、近年では新型コロナウィルスの影響によってできるだけ不要な外出を避けたい、と考えている応募者も多くなりました。面接の回数を減らしたり、来社しなくてもオンライン面接で対応できたりするなどの工夫をしてみましょう。

 紙の書類を数通用意するのも応募者の負担となります。同じような書式や内容のものは思い切って統一する、紙の書式ではなく企業のサイトや応募フォームに直接入力できるようにする、など書類も見直しをしてみましょう。

企業として適切な対応や環境を見直す

連絡もまめにしている、採用活動もスムーズに進んでいるのに応募者と連絡が取れなくなった、という場合、企業側の態度やふるまい、環境に問題がある可能性があります。採用担当者や面接の内容、対応は適切かどうか、企業としてクリーンな環境かどうかを見直してみましょう。たとえば面接の手法である圧迫面接も、度が過ぎると応募者への威圧となってしまいます。よい人材を採用するためによかれと思ったことが、応募者を遠ざける原因となっていることもあるのです。

状況に応じて、採用活動における教育や研修を実施したり、採用担当者を見直してみたりするのも重要です。また、社内にハラスメントや不当労働などが起きていないか、企業としてコンプライアンスを徹底しているか、などもチェックポイントになります。応募者が入社後、安心かつやりがいを持って働ける環境であるかを見直すのが重要です。

応募者への特別感を出す

有能かつ魅力のある応募者は、複数の企業との争奪戦になることが多いです。多くの会社から自分の会社を選んでもらうためには、応募者への特別感を出すのが有効です。

たとえば、メールでの応募への返信時、ひとりひとりに合った内容を付け加える方法があります。ある程度は全員同じのひな型で問題ありません。最後の1文だけでも、応募者ひとりひとりによって内容を変えるだけでも特別感が出ます。応募者の経歴を活かして「○○のご経験のある××さんに、当日お会いできるのを楽しみにしております」などです。

特別感を出すと、応募者としては自分の送った書類にきちんと目を通してくれている、評価してくれているという安心感や、企業への信頼感につながります。企業側としても誠実に応募者と向き合っているという態度を見せれば、連絡が取れなくなる応募辞退も防げるでしょう。

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